Análisis y diseño - Taller 03

Taller 3 - Los Sistemas de Información

Se realizo un taller acerca de la temática de los sistemas de información el cual su objetivo era dar a entender la importancia que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones.

A continuación las preguntas que lo conformaban y las respuestas dadas(Este taller se realizo en grupos de 4 personas):

1. ¿Cuál es la clasificación de los Sistemas de Información?, ¿Cómo funcionan? ¿Cuáles son sus componentes de administración, organización y tecnología?

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo (Rangel, Garcia, Requis, Lopez & Pantoja, 2005)

Los sistemas de información se pueden clasificar en:

 Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS):

Son aquellos que procesan los datos detallados necesarios para actualizar los registros que tienen relación con las operaciones de negocios fundamentales de la organización

componentes: Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) automatizados se componen de todos los elementos de los sistemas de información basados en computadora incluyendo hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personal, y los procedimientos que se emplean para procesar las transacciones. El procesamiento incluye la recopilación, edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción de documentos. (Orion web page, s.f.)

 Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS):

consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización

Componentes: forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática. (informaticakalitohi google site, s.f.)

 Sistema de Manejo de Conocimiento (KWS): 

según Canals (2008) citado por Salinas, de Benito, Marin, Moreno, & Morales (2010) “un sistema de gestión del conocimiento comprende todo aquello que contribuye a facilitar los procesos de creación y transmisión de conocimiento, así como su utilización”

Componentes: según Núñez Paula & Núñez Govín (2006) citado por Salinas, de Benito, Marin, Moreno, & Morales (2010) estos sistemas comprenden herramientas de búsqueda y recuperación de la información como motores de búsqueda y metabuscadores, tecnologías de almacenamiento y organización de la información, herramientas de análisis de información, herramientas de aprendizaje y comercio electrónico, sistemas de gestión empresarial.

 Sistemas de Información Gerencial (MIS):

son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.

Componentes: el sistema está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones y preguntas sobre su estado, los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control, los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo y los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración. (Cardozo, 2017)

 Sistemas de Apoyo en la toma de Decisiones (DSS)

Son sistemas de apoyo enfocados en el análisis de los datos de la empresa y sirven para ayudar a los directivos a tomar decisiones que a menudo son cambiantes y se deben tomar rápidamente.

2. ¿Qué elementos intervienen en un sistema de información?   Explique ¿Un SI genera valor?

Según la página web de Logicalis (2015) dentro de los sistemas de información existen los siguientes elementos:

-Hardware: se trata de la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas y salidas de datos.

-Software: son los programas destinados a recoger los datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos, generando conocimiento para el usuario final.

-Datos: son las porciones de información donde reside todo el valor.

-Procedimientos: son las políticas y reglas de negocio aplicables a los procesos de la organización.

-Usuarios: ellos son quienes se interactúan con la información extraída de los datos, constituyendo el componente decisivo para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa empresarial.

-Retroalimentación: es el elemento clave de cualquier sistema de información al ser la base para la mejora continua.

• La aplicación inicial del SI tiene como objetivo principal la reducción de costes: básicamente reemplazar un sistema obsoleto y sustituir mano de obra por maquinaria más eficiente. Sin embargo, a lo largo del ciclo de vida del SI no se busca sólo la eficiencia, sino que, en un sentido más amplio, la creación de valor se configura como meta a seguir en la organización cuando esto ocurre, la empresa está en disposición de obtener rentabilidad de las inversiones en TIC puesto que el producto suele satisfacer mejor las necesidades de los clientes, se obtiene con mayor rapidez y a un coste más bajo, a la vez que se responde más rápidamente a los retos de un entorno dinámico, cada vez más exigente. (Ordiz & Pérez, 2002)

3. Mediante Dos ejemplos prácticos para cada uno de los Sistemas de Información existentes, explique:

a) Sistemas de procesamiento de transacciones(TPS). 

b) Sistemas de automatización de oficinas (OAS). 

c) Sistema de manejo de conocimiento (KWS). 

d) Sistemas de información gerencial (MIS). 

e) Sistemas de apoyo en la toma de decisiones (DSS). 

f) Sistemas expertos de inteligencia artificial (ESAI). 

g) Sistemas de apoyo en la toma de decisiones en grupo (GDSS). 

h) Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS). 

i) Importancia de los sistemas de información en el ciclo administrativo de las organizaciones.

a)Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema de información de datos informáticos que se recolectan para que sean guardados en una base de datos y poder ser manejar la gran cantidad de transacciones que se realizan rutinariamente en una organización. 

Un ejemplo común podría ser un consumidor que compra un producto en una tienda online. El sistema de procesamiento de transacciones coordina el almacenamiento y la distribución del artículo, el crédito y transacciones bancarias desde la cuenta de pago del consumidor, y la gestión de inventario del negocio, ventas, beneficios y nómina.

b)Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)

Los sistemas de automatización de oficinas consisten en aplicaciones que simplifiquen el trabajo diario administrativo de una organización, apoyando a los empleados que manejan datos para analizar y manipular información para posteriormente ser compartida con la organización o públicamente. El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías como datos, voz o imagen, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía. 

El paquete de software de aplicaciones Microsoft Office es uno de los sistemas de automatización de oficinas más usados a nivel global y es utilizado, por ejemplo, por una secretaria de una organización para manipular información relacionada con la empresa.

c)Sistema de Manejo de Conocimiento (KWS)

El sistema de manejo de conocimiento se refiere a los sistemas informáticos que permiten obtener y gestionar cierta información que se encuentra en una organización mediante documentos, manuales o cualquier otro medio para sacar provecho de ella, siendo una manera eficaz de introducir a nuevos empleados en una organización. 

Un ejemplo sería que un empleado tenga conocimiento sobre un material el cual sea más liviano para la fabricación de vehículos y lo comparta con la organización.

d)Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan y colaboran entre sí para proporcionar información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración en la empresa. Además, conforman un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos e información en una variedad de formas para cumplir con los requerimientos de los administradores. 

Como ejemplo, una cadena de farmacias se encarga de la venta de medicinas, misceláneos y de equipos médicos, además de ofrecer una gama de servicios médicos como óptica y cuidados médicos. Esta tarea requiere una gran cantidad de información a procesar, por ende, se hace necesario un sistema que maneje toda esta cantidad de datos, que siempre va en aumento debido a causas como la expansión de la compañía o el surgimiento de nuevos fármacos para tratar enfermedades, por poner varios ejemplos.

 

e)Sistemas de Apoyo en la toma de Decisiones (DSS)

Los sistemas de apoyo en la toma de decisiones es una forma en la que mediante el modelado de datos recolectados se da soporte para la realización de un análisis de la información de cierto ámbito en una organización y posteriormente hacer planeaciones o estrategias que sean beneficiosas para la empresa.

Una tienda de ropa, por ejemplo, podría obtener información sobre en qué regiones sus productos no están siendo exitosos, por lo que la empresa puede proponer una estrategia para incrementar las ventas teniendo en cuenta otras variables como la producción, análisis de precios y análisis de costos.

f)Sistemas Expertos de Inteligencia Artificial (ESAI)

Los sistemas expertos de inteligencia artificial son software que mediante la emulación de un experto humano ayuda u orienta en solucionar problemas. Los sistemas expertos funcionan de manera que almacenan conocimientos concretos para un campo determinado y solucionan los problemas, utilizando esos conocimientos, mediante deducción lógica de conclusiones. Con ellos se busca una mejora en calidad y rapidez de respuestas dando así lugar a una mejora de la productividad del experto.

Algunas empresas utilizan agentes virtuales como un chatbot para la orientación y soporte de usuarios que ingresan en la página web de la organización.

g)Sistemas de Apoyo en la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Un sistema de apoyo en la toma de decisiones grupales es un sistema interactivo el cual está compuesto por diferentes elementos como hardware y software, que han sido diseñados para incrementar los beneficios de la toma de decisiones en un grupo de personas dentro de la empresa que dan soluciones a problemas que se presenten dentro de la organización.

En una empresa se desea estudiar el porcentaje de ventas realizadas en una región específica, para ello se utiliza un GDSS que ayude a los diferentes análisis que se puedan realizar respecto al mercado, así como herramientas de visualización (gráficas) de soporte.

h)Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Los sistemas de apoyo a ejecutivos son dirigidos a los cargos gerenciales de una organización permitiéndoles tener acceso a diferentes variables a partir de información esencial que sea tanto interna como externa. Este sistema proporciona a la compañía información que sea necesaria para la toma de decisiones, siendo similar al sistema de información GDSS.

En una empresa los ejecutivos utilizan un ESS que les brinde información gráfica y diferentes datos sobre el nivel de deserción de miembros en esta empresa, para lo cual puedan proponer ideas para mejorar la situación.

i)Importancia de los Sistemas de Información

Los sistemas de información son una parte de la organización que almacena, procesa y manipula la información, ayudan a mejorar el control y la gestión de una empresa. Es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan, como la reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas. Aunque es cierto que se requiere de tecnología para la implementación de estos, la verdad es que su importancia se basa en la toma de decisiones para poder cumplir con la planeación estratégica de las empresas. Los sistemas de información también proporcionan a pequeñas y grandes organizaciones flexibilidad adicional para superar sus propias desventajas. Las empresas más pequeñas los utilizan para alcanzar las ventajas de las grandes. Y las grandes organizaciones los utilizan para conseguir la agilidad y capacidad de respuesta al mercado de las organizaciones pequeñas.

4. Consulte:

a) Cuales son los SI que tiene la Universidad y como lo Clasifica según su lectura. 

b) cree usted que son suficientes estos SI? Cualquiera que sea su respuesta explique por qué?. 

c) que recomendación le daría a la Universidad en cuanto a los SI existentes y los posibles a crear.

a)Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)

• Sistema de información de citas médicas para la unidad de servicios asistenciales y de salud

• Sistema botón de pago electrónico

Sistemas de Información Gerencial (MIS)

• Sistema de Información Académico (SIA)

• Sistema de Información de la Biblioteca UFPS

• Sistema de Información de Inventarios

• Sistema de Información de Personal

• Sistemas de información de investigación y extensión (CGIS, Finusoft)

• Sistema de Carnetización

Sistemas de Apoyo en la toma de Decisiones (DSS)

• Sistema de Quejas y Reclamos

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

• Sistema de administración curricular 

• Sistema de gestión documental

b) Sí, son suficientes para los debidos procesos que se llevan a cabo dentro de la U.F.P.S. para la gestión de la información, teniendo en cuenta que hay sistemas de información dirigidos a cualquier miembro o cliente de la universidad.

c) Algunos de los sistemas de información vigentes generalmente no reciben mucho mantenimiento técnico para la actualización de materiales o de información, por lo que un personal que sea exclusivamente dedicado a ello continuamente evitaría estos casos. 

5. Consulte sobre CRM, ERP.  B) Identifica que tipo de empresas de la región hacen parte de la industria de TI

CRM customer relationship management, Sistemas de administración de relaciones con el cliente

Son sistemas usados por las empresas para que les ayuden a administrar las relaciones con sus clientes. Los sistemas CRM proveen información para coordinar todos los procesos de negocios que tratan con los clientes en ventas, marketing y servicio para optimizar los ingresos, la satisfacción de los clientes y la retención de éstos. Esta información ayuda a las empresas a identificar, atraer y retener los clientes más rentables; a proveer un mejor servicio a los consumidores existentes; y a incrementar las ventas.(Laudon, 2006, p. 53)

ERP enterprise resource planning, sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas usados por las empresas para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software. La información que antes se fragmentaba en muchos sistemas distintos ahora se guarda en un solo almacén de datos exhaustivo, en donde se puede utilizar por muchas partes distintas de la empresa.

Por ejemplo, cuando un cliente coloca un pedido, los datos del mismo fluyen de manera automática a otras partes de la empresa que se ven afectadas por esta información. La transacción del pedido avisa al almacén para que recoja los productos ordenados y programe su envío; el cual reporta a la fábrica para que reabastezca lo que se haya agotado. El departamento de contabilidad recibe una notificación para enviar al cliente una factura. Los representantes de servicio al cliente rastrean el progreso del pedido durante cada paso para avisar a los consumidores sobre el estado de sus pedidos. Los gerentes pueden usar la información a nivel empresarial para tomar decisiones más precisas y oportunas en cuanto a las operaciones diarias y la planificación a largo plazo.(Laudon, 2006, p. 51)

b) Nortic es una iniciativa de la cámara de comercio de Cúcuta junto a la universidad Francisco de paula Santander la cual está conformada por 30 empresas de ti.

6. Como Ingeniero de Sistemas menciona experiencias motivadoras o ideas emprendedoras que ayuden a la UFPS a crecer, donde las tecnologías de información y comunicación son claves.  

-Implementación de un sistema de control de acceso a la universidad ingresando como estudiante o como visitante.

-implementación de un sistema de control de acceso a motos al parqueadero, registrando las motos de los estudiantes.

-Sistema de información para los grupos de investigación para que ayuden a sus procesos de investigación (valga la redundancia) .

-implementación de un sistema vehicular para administrativos.

-control de acceso a laboratorios de diferentes facultades permite llevar un registro para verificación en caso de pérdida, robo o daño de algún equipo.

7.  a) ¿Cómo transforman lo sistemas de información a los negocios y cuál es su relación con la globalización?

b) ¿Identifique tres tendencias de los sistemas de información?

c) ¿Describa que características debe tener una empresa digital?

d) ¿Cuáles son los desafíos y oportunidades de la globalización en el mundo?

a) Los negocios han cambiado mediante el uso de tecnología puesto que esta hace más fácil la comunicación entre clientes, proveedores y la empresa y están relacionados con la globalización puesto que la tecnología permite que se extienda mas allá de sus límites territoriales físicos para poder hacer negocios en distintas partes del mundo

b) Sistemas de gestión de procesos de negocio

c) Las decisiones se basan en datos:

Una empresa digital entiende que los datos deben ser omnipresentes y accesibles. Todos en la empresa tienen acceso a ellos cuando los necesitan y pueden explorarlos para tomar mejores decisiones.

El cliente es lo primero:

Las expectativas de los clientes crecen y obligan a las empresas a mejorar sus servicios de atención en todos los canales. No basta con mejorar esos servicios solo en uno. La segunda característica de una empresa digital de éxito es una sana obsesión por el cliente: cómo mejorar su experiencia antes, durante y después del proceso de compra y cómo corregir cualquier error o mala experiencia

Las decisiones se toman rápidamente:

Tomar decisiones de forma rápida es fundamental en un entorno digital dinámico. Los datos están ahí y, una vez procesados en un único sistema accesible a todos los miembros de la organización, se utilizan para identificar con agilidad asuntos como una posible disminución de la cuota de mercado o para abordar medidas enfocadas a resolver problemas cuanto antes.

Optimización de procesos:

Las empresas digitales van más allá de la mera búsqueda de nuevas fuentes de ingresos, también aportan valor mediante la reducción del coste de la actividad empresarial. Y, por ejemplo, invierten para optimizar la eficiencia y la productividad del back office. O colaboran con otras compañías para buscar los mejores métodos para simplificar y digitalizar procesos e incrementar la productividad.

d) Desafíos

• La empresa tiene que adoptar un nuevo patrón tecnológico. 

• Un desafío empresarial es la calidad teniendo en cuenta la calidad del trabajo, calidad del servicio, calidad de la información, calidad del proceso, calidad de las personas, calidad de la empresa, calidad de los objetivos.

• Se requiere el desarrollo de estrategias nacionales y empresariales adecuadas para la integración a una economía internacional.

• La ayuda económica y el fortalecimiento del sistema económico internacional.

Oportunidades

• Ofrece nuevas oportunidades para las economías nacionales.

• Mejorar las condiciones de acceso a mercados que anteriormente se hallaban más fragmentados.

• Incrementa la competencia.

• Los flujos de información, tecnología y capital de cartera han sido los que más han incrementado su movilidad.

Referencias

EAE Business School. (n.d.). Tipos de sistemas de información empresarial - EAE. Retrieved August 27, 2018, from https://www.eaeprogramas.es/empresa-familiar/tipos-de-sistemas-de-informacion-empresarial

KYOCERA Document Solutions. (2017). Los 6 principales tipos de sistemas de información. Retrieved August 27, 2018, from https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/los-6-principales-tipos-sistemas-informacion/

Laudon, K. C. L. J. P. (2006). Sistemas De Información Gerencial (12th ed.). Pearson.

Rangel, W., Garcia, B., Requis, R., Lopez, K., & Pantoja, E. (2005). Sistemas de información. Obtenido de http://www. econlink. com. ar/sistemasinformacion/definicion.

Sistemas de información: elementos esenciales. (2015). Retrieved from https://blog.es.logicalis.com/analytics/elementos-esenciales-de-los-sistemas-de-informacion

Ordiz, M., & Pérez, G. (2002). Creación de valor en la empresa a través de las tecnologías de la información y comunicación (p. 14).

Una visión general de los Sistemas de Procesamiento de Transacciones.    (s.f.). Retrieved from http://orion2020.org/archivo/performance/04_SISPT.htm

Sistemas de Automatización de Oficinas.     (s.f.). Retrieved from https://sites.google.com/site/informaticakalitohi/sistemas-de-automatizacion-de-oficinas

Salinas, J., de Benito, B., Marin, V., Moreno, J., & Morales, M. (2010). Herramientas y sistemas de gestión del conocimiento para el desarrollo de metodologías centradas en la colaboración y el intercambio. (p. 13).

Cardozo, M. (2017). SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Retrieved from http://marcesig.blogspot.com/2012/08/sistemas-de-informacion-gerencial.html